Lexsys Inc

Sistema para la administración y control sector corporativo, gobierno electrónico, sector justicia,, sistemas electrónicos sector laboral

Sistemas Electrónicos de Casos de las Inspecciones Laborales

Sistemas electrónicos de manejo de casos de inspección laboral y de higiene y seguridad laborales, implementados por el Proyecto Cumple y Gana-Inspección (auspiciado por el United States Department of Labor), por medio de LEXSYS (empresa desarrolladora de software, con amplia experiencia en la región), tanto en las sedes centrales como en las sedes regionales de los Ministerios de Trabajo de Costa Rica, El Salvador, República Dominicana, Guatemala y Honduras, con el propósito de fortalecer la capacidad institucional para fiscalizar el cumplimiento de la legislación laboral de su país, en forma más eficaz.

Construcción Participativa

Una vez que las altas autoridades ministeriales y los representantes del Proyecto CYG-3 definen el plan general de proyecto para cada país, expertos de LEXSYS y especialistas de Cumple y Gana se reúnen con los representantes designados de las áreas de Inspección y de Tecnología Institucionales para establecer los requerimientos y condiciones iniciales relacionadas con el desarrollo e implementación de los sistemas de gestión de casos. Luego, se desarrollan actividades conjuntas para el diseño de los sistemas y la estrategia de implementación. LEXSYS involucra tanto al personal técnico informático como a representantes de los inspectores desde el inicio, para garantizar que la solución a implementar se adecúe y contribuya a agilizar y fortalecer el proceso de gestión. Una vez construido y probado el Sistema, se inicia el entrenamiento a los inspectores a quienes se acompaña por un período de uno a tres meses, hasta llegar a un nivel de uso adecuado del mismo. Finalmente, se brinda soporte técnico remoto al área informática, quien adquiere la capacidad de mantener el sistema en óptimo funcionamiento y para adecuarlo en el futuro a las nuevas necesidades de la Institución, en beneficio de su sostenibilidad.

¿Qué incluye?

  • Registro de los datos del solicitante, la empresa y el caso en inspección laboral y de higiene y seguridad.
  • Mapa del proceso, con estados, reglas y roles de usuarios para cada estado.
  • Plantillas de actas e informes usuales.
  • Reportes y gráficos estadísticos.
  • Sistema de consulta y agrupamiento.
  • Panel de control para supervisión de los inspectores.

Tiene módulos complementarios para:

  • Planeamiento de visitas de inspección.
  • Administración de multas.
  • Registro de solicitudes desde los “Call Centers”.
  • Alertas de plazos y calendarios de actividades programadas.
  • Capacitación y acompañamiento a inspectores para garantizar su uso eficaz
  • Capacitación y soporte remoto a personal informático para garantizar transferencia tecnológica y sostenibilidad técnica futura.

¿Cómo se pretende utilizar?

Al recibir el Ministerio una solicitud de inspección (denuncia de un trabajador, por ejemplo), o al decidir el Ministerio realizar una inspección de oficio o programada, ello se registra en el Sistema y se asigna el caso a un inspector (o grupo), quien calendariza y realiza la inspección, rellenando los datos de interés y generando la documentación y los reportes necesarios en forma sencilla, registrando las violaciones encontradas y programando las visitas de reinspección para verificar cumplimiento o iniciando el proceso de sanción y multas a los empleadores que no cumplan las prevenciones producto de esas inspecciones.

A nivel de Jefaturas, se monitorean cargas de trabajo, retrasos y estado general del proceso de inspección con información en línea. Por su parte, las áreas de planificación y estadística hacen uso de los reportes y gráficos estadísticos en sus análisis periódicos de la gestión ministerial, lo que les permitirá analizar mejor qué tipo de violaciones ocurren, quiénes las cometen, en qué tipo de empresas o sectores, con qué frecuencia, etc., así como aplicarles variables de edad, género, región a las inspecciones, de manera que puedan programarse mejor.

Potencial de Impacto y Sostenibilidad Para Lograr Mejores Inspecciones

Impacto: aumentar el cumplimiento de la legislación laboral en cada país.

  • Al ahorrar tiempo de preparación de actas, informes y reportes, es posible aumentar la cantidad de inspecciones.
  • Con los datos que arroja el Sistema, es posible tener mejor planeación de las visitas, detectar y corregir errores y contar con una supervisión con mayor control.
  • Al estandarizar procedimientos a través de uso del sistema implementado y, es posible mejorar la calidad de las inspecciones que se realizan.
  • Al contar con información más exacta y actualizada con respecto al comportamiento del proceso de inspección a nivel nacional, por regiones, sectores económicos, tipo de empresas, es posible implementar mejores estrategias institucionales y mejor enfocadas.
  • En República Dominicana, en la oficina piloto de Santo Domingo se han registrado al 31 de marzo alrededor de 300 casos de inspección. En Costa Rica, en las oficinas de Cartago, Puntarenas, Limón, Alajuela y Pérez Zeledón, se han registrado 945 casos de inspección. En El Salvador, donde el sistema opera desde el 2005, se han registrado un total de 12,464 casos de inspección desde la puesta en marcha del sistema, de los cuales 2,400 corresponden al 2010.

Sostenibilidad:

Al consolidar el Sistema en una herramienta indispensable para la labor cotidiana de los inspectores, ellos mismos fomenten su uso al dotar al personal informático con la capacidad para dar mantenimiento e incorporar nuevos requerimientos en el Sistema se garantiza su vigencia y uso, en forma autónoma.

Dos ejemplos.

  • En Panamá, el Proyecto Cumple y Gana (Fase I) dotó de Sistema a la sede central y el Ministerio lo expandió, por sus propios medios, a las oficinas regionales y mantiene su uso, dos años después de que el Proyecto cumplió su plazo en ese país.
  • En Honduras, durante más de 7 meses, la Institución continuó utilizando y dando pleno mantenimiento a los sistemas de casos implementados, tanto en la sede central como en las sedes regionales, sin asistencia alguna del proveedor ni del Proyecto. Esto incluyó la incorporación de nuevos requerimientos de los usuarios finales.

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